USBメモリなど外部媒体の持ち出しルール

USBメモリや外付けHDDは手軽にデータを持ち運べる便利な道具ですが、結論として、紛失による情報漏えいと、外部からのウイルス持ち込みという二つのリスクを抱えています。禁止するのが難しい場合は、安全に使うためのルールを決めておくことが現実的な対策になります。

決めておきたいルール

誰が・何を・どこへ持ち出すのかを見える化すると、管理がしやすくなります。あわせて、万一の紛失に備えた対策も取り入れましょう。台帳で記録しておくと、いざという時に誰が何を持ち出しているかをすぐ確認でき、紛失時の対応も速くなります。私物と業務用を色や保管場所で分けておくのも、取り違え防止に役立ちます。

• 持ち出す媒体は暗号化し中身を守る
• 誰がいつ使ったかを台帳などで記録する
• 私物のUSBメモリを業務で使わない

そもそも使わない選択肢も

近年はクラウドでのファイル共有が普及し、USBメモリを使わずにデータをやり取りできる場面が増えました。持ち出しの機会そのものを減らせば、紛失リスクも下げられます。自社に合ったやり方を選びましょう。ルール作りや共有方法の見直しでお困りなら、LINK-UPのIT支援がご提案します。安心して使える環境づくりをお手伝いします。