紙書類のスキャンは外注と自社作業どちらが良い？

結論から言えば、紙書類のスキャンは「量」と「担当者の余力」で判断するのがおすすめです。少量なら社内で対応できますが、段ボール何箱分もの書類となると、通常業務の合間に進めるのは大きな負担です。それぞれの向き不向きを知っておくと選びやすくなります。自社と外注をうまく組み合わせれば、費用と手間のバランスを取りやすくなります。

自社作業と外注の違い

どちらにも長所があります。会社の状況に合わせて選ぶことが大切です。どちらを選ぶ場合も、電子化後の分類ルールを先に決めておくと安心です。

• 自社作業は費用を抑えられるが、時間と人手がかかる
• 外注はまとまった量を短期間で電子化でき、負担が少ない
• 外注は仕分けや命名までまとめて依頼できる場合もある

選ぶときの注意点

外注を検討する際は、機密書類の取り扱いが安全かどうかを確認しましょう。また、電子化した後にどう分類・保管するかを決めておくと、データを活かしやすくなります。まずは頻繁に使う書類だけ自社で電子化し、過去の大量の書類は外注する、といった組み合わせも有効です。LINK-UPマネジメントでは、書類の電子化を自社作業のサポートから外注まで、状況に合わせてご提案しています。量が多くて手が回らないときもお気軽にご相談ください。