社内マニュアル作りで問い合わせの手間を減らす

結論から言えば、社内マニュアルを整えると、繰り返し来る同じ質問が減り、担当者も社員も助かります。「プリンターの設定はどうするの」「このソフトの使い方は」といった問い合わせが特定の人に集中すると、その人の本来の業務が滞ります。手順をまとめておけば、みんなが自分で解決できるようになります。特定の人に負担が集中する状態を、仕組みで解消できるのが大きな利点です。

分かりやすいマニュアルのコツ

立派な資料である必要はありません。使う人の目線で、次の点を意識するとよいでしょう。

• よく聞かれる操作から優先してまとめる
• 画面の写真や図を入れて、見れば分かる形にする
• 専門用語を避け、手順を順番どおりに書く

更新しやすくしておく

マニュアルは作って終わりではなく、ソフトの更新や運用の変化に合わせて直せる形にしておくことが大切です。誰でも編集できる場所に置き、古くなった内容を放置しないようにしましょう。よくある質問をまとめた一覧があるだけでも、問い合わせは大きく減ります。何をマニュアル化すべきか迷うときは、実際に多い質問から整理すると効果的です。LINK-UPマネジメントでは、社内のIT運用の仕組みづくりやサポート体制のご相談を承っています。担当者の負担軽減にお役立てください。