電子契約・電子印鑑の基礎知識
- 電子契約は印刷・郵送・保管の手間を減らせます
- 契約の締結や検索がオンラインで完結します
- 導入時は取引先との運用調整も大切です
契約書のやり取りを紙で行うと、印刷・押印・郵送に時間がかかります。電子契約を取り入れると、こうした手間を大きく減らせます。近年は取引先とのやり取りでも電子契約が広がり、対応を検討する会社が増えています。テレワークが進む中で、押印のためだけに出社するといった手間を見直す動きも後押しになっています。
電子契約でできること
電子契約は、オンライン上で契約の締結から保管までを完結できる仕組みです。郵送の往復がなくなり、締結までの期間を短縮できます。
- 印刷や郵送のコストと手間を削減できます
- 契約書をデータで一元管理し検索も簡単です
- 締結状況をオンラインで確認できます
導入前に確認したいこと
電子契約は取引先とのやり取りが前提のため、相手先の対応状況も確認しておくと安心です。また、社内での運用ルールや保管方法も整えておきましょう。何から始めればよいか迷う場合は、身近な書類の電子化からご一緒に進められます。紙と電子をうまく併用しながら、自社のペースで少しずつ効率化を進めていくのが現実的です。
LINK-UPマネジメントでは、福岡の中小企業さまへパソコン保守・電子化を身近にサポートしています。専任のIT担当がいなくても、機器選びから運用の仕組みづくりまで一緒に進められますので、お気軽にご相談ください。
電子契約は法的に有効ですか。
適切な仕組みを用いれば有効とされています。詳細な要件は契約の種類にもよるため、導入時に確認するのがおすすめです。
取引先が紙の契約を希望する場合はどうしますか。
当面は紙と電子を併用する運用が現実的です。段階的に電子へ移行していくとよいでしょう。
電子印鑑と電子署名は違いますか。
電子印鑑は印影の画像を指すことが多く、より確実な本人確認には電子署名の仕組みが用いられます。用途に応じて選びます。
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