契約書ファイルの電子化と保管ルールの作り方

結論から言えば、契約書の電子化は「保管ルール」とセットで進めることが成功のカギです。ただスキャンしてデータにするだけでは、後から必要な契約書を探せずかえって困ることがあります。命名や分類のルールを決めておけば、電子化の効果を最大限に活かせます。後から必要な一枚をすぐ取り出せる状態こそ、電子化の本当の価値です。

保管ルールの基本

難しく考える必要はありません。次のような簡単な取り決めから始めるとよいでしょう。社内で共有できるようにしておくと、担当者以外でも確認しやすくなります。

• ファイル名に取引先名・日付・契約種別を入れる
• 取引先ごと、または年度ごとにフォルダを分ける
• 誰が見ても分かるよう、命名ルールを一覧にして共有する

期限管理にも役立つ

契約書を電子化しておくと、更新期限や解約期限の管理もしやすくなります。一覧表にまとめておけば、うっかり自動更新になっていた、といった見落としを防げます。紙の山の中から契約書を探す時間もなくなり、業務がすっきりします。ルールづくりに迷うときは、既存の書類の状況を見ながら一緒に整えると進めやすいです。LINK-UPマネジメントでは、契約書をはじめとした書類の電子化と整理のご相談を承っています。お気軽にお声がけください。